Die wichtigsten Punkte zur Personalakte

Die wichtigsten Punkte zur Personalakte 

Ein Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, Personalakten über seine Mitarbeiter zu führen, doch allein schon aus Gründen der Büroorganisation und der Übersichtlichkeit gibt es kaum einen Betrieb, der keine Personalakten anlegt. 

Rund um das Thema Personalakte ergeben sich jedoch viele Fragen und so mancher Arbeitnehmer denkt sicher mit eher unguten Gefühlen daran, was so alles in seiner Personalakte stehen könnte.

Hier daher die wichtigsten Punkte zur Personalakte in der Zusammenfassung:

•        Was in der Personalakte stehen darf. 

Zunächst sind in der Personalakte die Angaben und Stammdaten erfasst, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben. 

Hierzu gehören beispielsweise Name und Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Personalnummer, Sozialversicherungsnummer und Lohnsteuerklasse, zudem häufig auch der eingereichte Lebenslauf oder der ausgefüllte Personalbogen. Im Verlauf der Tätigkeit können dann weitere Einträge hinzukommen, denn grundsätzlich darf der Arbeitgeber alles das eintragen, was in Verbindung mit dem Beschäftigungsverhältnis steht. 

So können beispielsweise Beurteilungen und Zwischenzeugnisse oder Aufstellungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten in der Personalakte landen. Außerdem werden Abmahnungen in der Personalakte erfasst, diese allerdings erst dann, wenn sie nachweislich gerechtfertigt waren.

•        Was nicht in der Personalakte steht. 

Letztlich darf der Arbeitgeber selbst entscheiden, was er in welchem Umfang in der Personalakte vermerkt. Allerdings stehen keine Einträge in der Personalakte, die in keinem Zusammenhang mit der Arbeit stehen. 

Außerdem kann der Arbeitnehmer verlangen, dass unberechtigte Abmahnungen oder schlichtweg falsche und unwahre Einträge gelöscht werden. Befindet sich in der Personalakte eine gerechtfertigte Abmahnung, kann der Arbeitnehmer auch diese nach einer bestimmten Zeit löschen lassen, wenn er sich nichts mehr zuschulden kommen ließ. 

Die Fristen hierfür werden allerdings unterschiedlich gehandhabt, üblich ist ein Zeitraum zwischen 2,5 und 5 Jahren. 

•        Wer die Personalakte einsehen darf. 

Das Betriebsverfassungsgesetz sieht vor, dass ein Arbeitnehmer seine Personalakte in vollem Umfang einsehen darf, denn das Führen von geheimen Personalakten ist nicht erlaubt. Der Arbeitnehmer darf zudem Kopien machen und den Rat von beispielsweise einem Mitglied des Betriebsrates oder seinem Anwalt bei der Akteneinsicht einholen. 

Dokumente zu entnehmen oder Einträge abzuändern, ist aber selbstverständlich nicht gestattet. Der Arbeitgeber kann allerdings Regelungen treffen, wann und wo die Personalakte eingesehen werden kann, etwa indem er bestimmte Sprechstunden einrichtet. 

Neben dem Arbeitnehmer dürfen der direkte Vorgesetze sowie der Geschäftsinhaber oder -führer die Personalakte lesen, Mitarbeiter aus anderen Abteilungen oder Arbeitskollegen hingegen natürlich nicht.

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