Was heißt eigentlich „gute Office-Kenntnisse“?

Was heißt eigentlich „gute Office-Kenntnisse“?

In Stellenanzeigen ist regelmäßig davon die Rede, dass der Arbeitgeber gute Office-Kenntnisse oder einen sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket erwartet. Klar, schließlich sind Computer heutzutage unverzichtbar.

Was heißt eigentlich gute Office-Kenntnisse

Nur: Was heißt eigentlich „gute Office-Kenntnisse“? Was muss der Bewerber können? Wann sind Computerkenntnisse gut – und ab wann sind sie sehr gut?

Diese Fragen klären wir im Folgenden:

Was Arbeitgeber unter Office-Kenntnissen verstehen

Office ist ein Softwarepaket der Firma Microsoft zur Verarbeitung von Texten und Daten. In fast jedem Unternehmen wird mit dieser Software gearbeitet. Und selbst wenn ein Betrieb andere oder eigene Programme nutzt, schaffen MS-Office-Kenntnisse die Grundlage für den Umgang damit.

In der Standardversion umfasst Office vier Programme, nämlich

  • Word für die Textverarbeitung,
  • Excel für Tabellenkalkulationen,
  • PowerPoint für Präsentationen und
  • Outlook für die Kommunikation per E-Mail.

Wenn Arbeitgeber von Office-Kenntnissen sprechen, dann setzen sie in aller Regel voraus, dass der Bewerber diese vier Office-Produkte kennt und beherrscht.

Wie gut die Kenntnisse des Bewerbers sein sollten, hängt vom Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle ab. Gehören die tägliche Korrespondenz und ein paar administrative Aufgaben zu den typischen Tätigkeiten, genügt es meist, wenn der Bewerber die gängigen Grundfunktionen der Programme draufhat.

Er sollte also Geschäftsbriefe und Texte schreiben, Textdokumente formatieren und Dateien wie Vorlagen, Tabellen, Datenbanken oder Verzeichnisse nutzen können. Außerdem sollte er in der Lage sein, die Kommunikation mittels Outlook abzuwickeln.

Um Inhalte für Präsentationen, Infomaterial und ähnliche Dinge visuell aufzuarbeiten, braucht der Bewerber Grundwissen in PowerPoint. Solche Standardaufgaben muss der Bewerber schnell und routiniert erledigen können, ohne dass vorher eine umfangreiche Einarbeitung notwendig ist.

Wann weitergehende Kenntnisse notwendig sind

Es gibt sehr viele Jobs, bei denen nur Grundkenntnisse nicht ausreichen. Geht es zum Beispiel um eine Stelle im Vertrieb oder Marketing, der technischen Systemplanung, dem Produktdesign oder in der Immobilienbranche, muss der Bewerber sehr gut mit PowerPoint umgehen können.

Denn hier gehört es zum Tagesgeschäft, verschiedenste Daten und Fakten optisch ansprechend aufzubereiten.

In Bereichen wie etwa dem Finanzwesen, der Buchhaltung, dem Einkauf, der Logistik, der Produktionsplanung oder der Verwaltung wiederum ist ein gekonnter Umgang mit Excel Pflicht. Tabellenkalkulationen aller Art sind hier nämlich an der Tagesordnung.

Oft wird in solchen Bereichen außerdem mit der Datenbank-Software Access gearbeitet. Access-Kenntnisse erwarten zwar nur wenige Arbeitgeber. Bringt der Bewerber diese mit, kann er sich aber oft wichtige Pluspunkte sichern.

Neben dem Arbeitsbereich spielt die Position eine entscheidende Rolle. Gehört es beispielsweise zum Job, geschäftliche Unterlagen termingerecht und in einer ansprechenden Form druckfertig zu erstellen, wird keine Zeit bleiben, um sich erst einmal darüber zu informieren, wie die Inhalte formatiert oder die verschiedenen Dokumente in andere Dateiformate konvertiert werden können.

Solche Dinge muss der Bewerber vorher schon wissen.

Was gute oder sehr gute Office-Kenntnisse ausmacht

Anders als etwa bei Fremdsprachenkenntnissen gibt es keine einheitliche und verbindliche Definition für die Einstufung von Office-Kenntnissen. Letztlich ist hier von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden, was unter guten oder sehr guten Kenntnissen verstanden wird. Trotzdem kann sich der Bewerber an ein paar Anhaltspunkten orientieren.

Ein Indiz ist die Anordnung in der Stellenanzeige: Sind die Computerkenntnisse an einer der ersten Stellen im Anforderungsprofil aufgeführt, legt der Arbeitgeber großen Wert darauf. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber sehr gute oder hervorragende Kenntnisse fordert.

Dann sollte der Bewerber zumindest in den vier Standard-Anwendungen fit sein. Sind die PC-Kenntnisse hingegen weiter hinten genannt oder nur am Rande bemerkt, reicht Basiswissen aus.

Daneben sollte der Bewerber überlegen, für welche Stelle er sich bewirbt und was seine typischen Aufgaben sein werden. Die Tätigkeit gibt Aufschluss darüber, mit welchen Anwendungen er regelmäßig arbeiten wird und ob er für seine Aufgaben Wissen benötigt, das über die Grundfunktionen hinausgeht.

Ein weiteres Kriterium für die Einordnung von guten, sehr guten oder hervorragenden Office-Kenntnissen ist die Geschwindigkeit. Schließlich hilft es wenig, wenn der Bewerber zwar alle Funktionen kennt, aber ewig braucht, bis er ein Dokument fertig hat.

Wie der Bewerber seine Office-Kenntnisse verbessern kann

Office-Kenntnisse sind so etwas wie die Basis für gängige Computerarbeiten. Auch wenn der Bewerber privat E-Mails schreibt, Briefe oder Bewerbungen erstellt oder Tabellen anlegt, arbeitet er meist mit dem MS-Office-Paket.

Und selbst wenn er auf seinem Rechner ein Konkurrenzprodukt nutzt oder am Arbeitsplatz später andere Programme zum Einsatz kommen, funktionieren sie nach einem ähnlichen Prinzip.

Gleichzeitig sind Office-Kenntnisse kein Hexenwerk und es gibt viele Möglichkeiten, wie der Bewerber sein Wissen auffrischen und erweitern kann. So kann er sich zum Beispiel Video-Tutorials anschauen oder auf die größtenteils kostenlosen Anleitungen im Internet zurückgreifen.

Daneben gibt es zahlreiche Bücher, die sich mit MS-Office im Allgemeinen oder mit einzelnen Anwendungen für spezielle Bereiche beschäftigen. Auch Software-Kurse werden vielerorts angeboten.

Um die PC-Kenntnisse nachzuweisen, gibt es – ähnlich wie bei den Fremdsprachen – verschiedene Zertifikate. Ein Beispiel dafür ist der Microsoft Office Spezialist, kurz MOS, mit dem MOS Expert und dem MOS Master als höhere Stufen.

Für ein Zertifikat muss der Bewerber aber einen Kurs besuchen oder zumindest eine Prüfung ablegen, was mit Kosten verbunden ist. Je nach Job lohnt sich diese Investition nicht unbedingt.

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