Rechte und Pflichten rund um die Arbeitskleidung, Teil 2
Arbeitskleidung gehört in vielen Berufen dazu. Dabei handelt es sich bei der Arbeitskleidung mal um eine Schutzkleidung, die notwendig oder sogar gesetzlich vorgeschrieben ist, um die Arbeitssicherheit zu gewährleisten. In anderen Fällen soll die Arbeitskleidung zu einem einheitlichen Erscheinungsbild führen, den Wiedererkennungswert steigern und auch das Wir-Gefühl der Mitarbeiter stärken. Manchmal fließt auch alles zusammen.
Allerdings ist Arbeitskleidung nicht gleich Arbeitskleidung. Denn von der Bekleidungsart hängt ab, welche rechtlichen Vorgaben gelten. Das wiederum betrifft sowohl das Arbeits- als auch das Steuerrecht. Um hier etwas Licht ins Dunkel zu bringen, nennen wir in einem zweiteiligen Ratgeber die wichtigsten Rechte und Pflichten rund um die Arbeitskleidung.
Wie wir im 1. Teil aufgezeigt haben, muss grundsätzlich zwischen Schutzkleidung und reiner Arbeitskleidung unterschieden werden. Für Schutzkleidung muss der Arbeitgeber die Kosten übernehmen. Im Unterschied dazu ist es bei reiner Arbeitskleidung möglich, dass der Arbeitnehmer anteilig oder vollständig für die Kosten aufkommen muss.
In diesem Fall kann der Arbeitnehmer seine Ausgaben aber unter Umständen von der Steuer absetzen. Wie genau die Arbeitskleidung steuerrechtlich behandelt wird, schauen wir uns im Folgenden an.
Inhalt
Typische Berufsbekleidung vs. bürgerliche Kleidung
Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Arbeitskleidung zur Verfügung, ist zunächst einmal die Einordnung der Kleidung wichtig. Denn von der Einordnung hängt ab, ob der Fiskus die Überlassung der Arbeitskleidung als geldwerten Vorteil sieht.
Bei Schutzkleidung und typischer Berufsbekleidung ist kein geldwerter Vorteil gegeben, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitskleidung überlässt. Gemäß § 3 Nr. 31 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sind diese Bekleidungsarten nämlich grundsätzlich steuerfrei. Folglich müssen weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben darauf bezahlt werden.
Der Arbeitgeber wiederum kann die Ausgaben für die Schutz- oder typische Berufsbekleidung als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Zu typischer Berufsbekleidung gehören zum Beispiel Uniformen, weiße Kittel in Heil- und Pflegeberufen, der Blaumann bei Handwerkern oder der Anzug von Schornsteinfegern und Zimmermännern.
Anders sieht es bei der sogenannten bürgerlichen Kleidung aus. Damit ist eine Kleidung gemeint, die beruflich und genauso auch privat getragen werden kann. Ein Hosenanzug, eine weiße Bluse oder ein T-Shirt ohne Firmenlogo wären Beispiele dafür. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer solche Kleidung zur Verfügung, ist ein geldwerter Vorteil gegeben. Gemäß § 8 Abs 2. EStG muss der Arbeitnehmer die Kleidung dann als Sachbezugswert versteuern. Ob der Arbeitgeber die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend macht, bleibt ihm überlassen.
Entscheidung im Einzelfall
Letztlich muss immer im Einzelfall geprüft werden, wie die jeweilige Kleidung einzuordnen ist. Mit Blick auf eine Lohnsteuerpflicht dienen die Interessen als Orientierungsgrundlage. Das bedeutet: Hat der Arbeitgeber ein großes betriebliches Interesse daran, dass der Arbeitnehmer die jeweilige Kleidung trägt, hat die Überlassung der Arbeitskleidung nicht den Charakter von einem Arbeitslohn. Folglich ist auch kein geldwerter Vorteil gegeben, der über die Lohnsteuer versteuert werden muss.
Überwiegen die Vorteile für den Arbeitnehmer hingegen das betriebliche Interesse des Arbeitsgebers, wird die Überlassung der Arbeitskleidung zu einem lohnsteuerpflichtigen Sachwertbezug. Allerdings muss auch hier berücksichtigt werden, wie die Kleidung konkret genutzt wird. Bloß weil es sich möglicherweise um bürgerliche Kleidung handelt, heißt das nicht zwangsläufig, dass die Vorteile für den Arbeitnehmer schwerer wiegen als die Interessen des Arbeitgebers.
Dazu ein Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern Arbeitskleidung zur Verfügung, die aus Stoffhosen, hellen Blusen bzw. Hemden und Strickpullovern besteht. Die Kleidungsstücke sind in den Unternehmensfarben gehalten. Auf die Oberteile ist das Firmenlogo aufgestickt, allerdings nur sehr klein und dezent. Damit handelt es sich bei der Arbeitskleidung um bürgerliche Kleidung, die die Mitarbeiter ohne Weiteres auch privat tragen könnten.
Trotzdem besteht für die Mitarbeiter keine Lohnsteuerpflicht. Denn der Arbeitgeber möchte durch die Arbeitskleidung erreichen, dass ein einheitliches, repräsentatives Erscheinungsbild entsteht. Sein betriebliches Interesse daran, dass die Mitarbeiter die Arbeitskleidung tragen, steht daher im Vordergrund und ist größer als die Vorteile für die Mitarbeiter.
Abzug als Werbungskosten für den Arbeitnehmer
Trägt der Arbeitnehmer die Kosten für seine Arbeitskleidung anteilig oder vollständig selbst, kann er seine Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Allerdings gilt das nur für typische Berufsbekleidung. Es muss sich also um Kleidung handeln, die der Arbeitnehmer für den Beruf braucht und die er auch nur für den Beruf nutzt.
Im Unterschied dazu wertet der Fiskus Aufwendungen, die beim Kauf, der Instandhaltung und der Reinigung von normaler, bürgerlicher Kleidung anfallen, als typische Kosten der allgemeinen Lebensführung. Als Werbungskosten können sie nicht berücksichtigt werden. Kauft sich der Arbeitnehmer also zum Beispiel ein T-Shirt, das er zwar im Job trägt, aber gelegentlich auch in der Freizeit anzieht oder jedenfalls anziehen könnte, kann er den Kaufpreis nicht als Werbungskosten absetzen. Neben normaler Straßen- und Freizeitkleidung erkennt der Fiskus außerdem Unterwäsche und normale Schuhe generell nicht als Werbungskosten an.
Absetzen kann der Arbeitnehmer also seine Ausgaben für berufstypische Arbeitskleidung. Dabei sind die Anschaffungskosten, die Ausgaben für die Instandhaltung und die Aufwendungen für die Reinigung abzugfähig. Bis zu einem Betrag von 110 Euro pro Jahr verzichtet das Finanzamt in aller Regel auf Belege.
Möchte der Arbeitnehmer höhere Werbungskosten geltend machen, sollte er sicherheitshalber entsprechende Nachweise bereithalten. Das können zum Beispiel Kassenzettel und Quittungen von Geschäften, einer Schneiderei oder einer Reinigung sein. Wäscht der Arbeitnehmer seine Arbeitskleidung selbst, kann auch eine Aufstellung darüber, wie oft die Waschmaschine in Betrieb war, weiterhelfen.
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Thema: Rechte und Pflichten rund um die Arbeitskleidung, Teil 2
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