12 Fragen rund um den Urlaubsantrag, Teil 1

12 Fragen rund um den Urlaubsantrag, Teil 1

Durchatmen, ausruhen und entspannen, abschalten, Kraft tanken: Dafür ist der Urlaub gedacht. Der Gesetzgeber spricht an dieser Stelle vom Erholungsurlaub. Denn auch er möchte, dass sich Arbeitnehmer vom Berufsalltag erholen können, damit sie gesund und leistungsfähig bleiben.

12 Fragen rund um den Urlaubsantrag, Teil 1

Anders als Selbstständige und Freiberufler müssen sich Arbeitnehmer mit Blick auf die Finanzen keine Sorgen machen. Finanzielle Einbußen entstehen ihnen nicht, weil der Arbeitgeber den Lohn oder das Gehalt im Urlaub ganz normal weiterzahlt.

Trotzdem kann der Urlaub für Verunsicherung und sogar Unstimmigkeiten sorgen. Denn bevor der Arbeitnehmer die Auszeit genießen kann, muss der Arbeitgeber den Urlaub erst einmal genehmigen.

Und das klappt nicht immer so, wie es sich der Arbeitnehmer vorstellt oder wünscht. In einem mehrteiligen Ratgeber beantworten wir die zwölf wichtigsten Fragen rund um den Urlaubsantrag:

  1. Wie viel Urlaub steht einem Arbeitnehmer zu?

Der gesetzliche Anspruch auf Urlaub beträgt nach § 3 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) mindestens 24 Werktage. Als Werktage zählen alle Kalendertage, die weder Sonntage noch gesetzliche Feiertage sind.

Allerdings legt der Gesetzgeber beim Urlaubsanspruch eine Sechs-Tage-Woche zugrunde. Heutzutage umfasst eine Arbeitswoche aber meist nur fünf Tage.

Deshalb reduziert sich der Urlaubsanspruch dann entsprechend auf 20 Tage. Ist der Arbeitnehmer schwerbehindert, kommen fünf zusätzliche Tage dazu.

Der Urlaubsanspruch bezieht sich immer auf die tatsächliche Anzahl der Tage, die der Arbeitnehmer pro Woche arbeitet. Denn der Gesetzgeber kennt weder halbe Arbeits- noch halbe Urlaubstage.

Ist der Arbeitnehmer also zum Beispiel in Teilzeit tätig und ist er an fünf Tagen pro Woche für jeweils drei Stunden im Betrieb, hat er den gleichen Urlaubsanspruch wie die Kollegen, die in Vollzeit an fünf Arbeitstagen sechs oder acht Stunden arbeiten.

Sieht die Arbeitszeit des Arbeitsnehmers aber nur zwei Acht-Stunden-Tage pro Woche vor, fällt sein Urlaubsanspruch entsprechend niedriger aus.

Gesetzlich ist nur der Mindesturlaub geregelt. So viel Urlaub muss der Arbeitgeber also auf jeden Fall gewähren. Er kann auf freiwilliger Basis aber auch mehr Urlaub zugestehen.

Und in den meisten Fällen wird das in Deutschland auch so gehandhabt. Der tatsächliche Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers ist im Arbeitsvertrag vereinbart oder ergibt sich aus dem Tarifvertrag.

Zudem ist oft Sonderurlaub vorgesehen. Diesen kann der Arbeitnehmer in Anspruch nehmen, wenn er beispielsweise heiratet, Nachwuchs bekommen hat, umzieht oder ein naher Verwandter stirbt.

Auch die Regelungen zum Sonderurlaub stehen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

  1. Ab wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaub?

Für jeden ganzen Monat, in dem das Arbeitsverhältnis besteht, erwirbt der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwölftel seines Jahresurlaubs. Das ist in § 5 BUrlG so geregelt.

Hat der Arbeitnehmer zum Beispiel 24 Werktage Urlaub pro Jahr und arbeitet er seit drei Monaten bei seinem Arbeitgeber, beläuft sich sein Urlaubsanspruch also auf sechs Tage.

Allerdings entsteht der volle Anspruch auf Urlaub gemäß § 4 BUrlG erst dann, wenn das Arbeitsverhältnis vor mindestens sechs Monaten begonnen hat.

Weil die Probezeit bei einem Arbeitsverhältnis meist auch sechs Monate beträgt, verbinden einige Arbeitsgeber die Probezeit mit einer Urlaubssperre. Andersherum glauben viele Arbeitnehmer, dass sie wegen dieser gesetzlichen Regelung im ersten halben Jahr keinen Urlaub nehmen dürfen.

Wenn nun aber mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen ihre Urlaubsansprüche über einen halbes Jahr ansammeln, kann es später eng werden. Aus diesem Grund sind viele Arbeitgeber dazu übergegangen, neue Mitarbeiter auch schon im ersten halben Jahr in Urlaub zu schicken.

Für die Praxis heißt das: Beantragt der Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten nach Arbeitsbeginn Urlaub, muss der Arbeitgeber den Urlaubsantrag nicht bewilligen. Aber es kann gut sein, dass er es tut. Nachfragen kann sich also lohnen.

  1. Wie stellt der Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag?

Die Vorgehensweise beim Urlaubsantrag ist von Firma zu Firma verschieden. In einigen Unternehmen reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer seinem Chef kurz sagt, dass und wann er gerne Urlaub möchte.

In anderen Betrieben muss der Arbeitnehmer schon zu Jahresbeginn eine Urlaubsplanung für das ganze Jahr abgeben und später dann den jeweiligen Urlaub schriftlich beantragen.

Ist ein schriftlicher Urlaubsantrag üblich, gibt es meist ein Formular, das der Arbeitnehmer ausfüllen und abgeben muss. Diesen Vordruck bekommt der Arbeitnehmer vom Chef oder in der Personalabteilung, manchmal ist es auch im EDV-System hinterlegt.

Gibt es keine Vorlage, kann sich der Arbeitnehmer am folgenden Muster orientieren:

Name

Personalnummer:                                                    Abteilung:

Urlaubsantrag

Hiermit beantrage ich … Arbeitstage Urlaub in der Zeit vom … bis einschließlich dem ….

Bei dem Urlaub handelt es sich um

 bezahlten Urlaub    Freizeitausgleich    Sonderurlaub    unbezahlten Urlaub.

Begründung bei Sonderurlaub oder unbezahltem Urlaub:

Ort, Datum               Unterschrift

  1. Wann ist der Urlaubsantrag genehmigt?

Hat der Arbeitnehmer seinen Chef nach Urlaub gefragt, wird der Chef oft sofort zu- oder absagen. An eine Zusage ist der Chef dann auch gebunden. Der mündliche Urlaubsantrag ist somit bewilligt und der Chef kann die Zusage später nicht einfach wieder zurücknehmen.

Trotzdem ist es besser, wenn sich der Arbeitnehmer die Zusage schriftlich bestätigen lässt. Sollte sich der Chef nämlich später nicht mehr an sein Okay erinnern, hat der Arbeitnehmer etwas in der Hand.

Und: Der Arbeitnehmer sollte auf eine klare und verbindliche Aussage bestehen. Kommentare wie “Wird schon gehen.” oder “Sieht ganz gut aus.” bringen ihm nichts. Denn dass es voraussichtlich machbar sein wird, heißt nicht, dass der Arbeitnehmer den Urlaub auch wirklich bekommt.

Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag muss sich der Arbeitnehmer ein wenig in Geduld üben. Bestimmte Fristen, bis wann der Arbeitgeber über einen Urlaubsantrag entscheiden muss, gibt es nicht. Üblicherweise sollte der Arbeitnehmer aber nach etwa zehn Tagen seine Antwort haben.

Gibt es für den Urlaubsantrag einen firmeninternen Vordruck, finden sich auf dem Formular meist Kästchen. Dort kreuzt der Arbeitgeber an, ob er den Urlaub bewilligt, für einen anderen Zeitpunkt oder eine andere Dauer gewährt oder den Antrag ablehnt.

Genehmigt der Arbeitgeber den Urlaub nicht oder anders als beantragt, sind die Gründe dafür genannt. Die Angaben auf dem Formular sind sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer verbindlich.

Bekommt der Arbeitnehmer keine Rückmeldung, kommt es auf die übliche Praxis in der Firma an. In einigen Betrieben gilt ein Urlaubsantrag als genehmigt, wenn innerhalb einer gewissen Frist keine Absage erfolgt.

In anderen Unternehmen ist es genau andersherum. Hier gilt der Antrag als abgelehnt, wenn keine ausdrückliche Zusage erteilt wird. So oder so sollte der Arbeitnehmer im Zweifel nachfragen.

Wurde der Urlaubsantrag genehmigt, ist der Arbeitnehmer aber genauso daran gebunden wie der Arbeitgeber. Möchte er den Urlaub doch nicht oder wann anders, muss er den Arbeitgeber darüber informieren und einen neuen Urlaubsantrag stellen.

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Torben Steuer, 44 Jahre, Personaler, Martin Bachmann, 37 Jahre, Inhaber einer Zeitarbeitsagentur, Martina Schulz, 42 Jahre, Bewerbungs- und Personaltrainerin, sowie Christian Gülcan Betreiber und Redakteur dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Ratgeber und Tipps zum Thema Jobs, Weiterbildung, Berufe, Bewerbungen und die Jobsuche.
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