Hintergrundwissen: die Methoden bei der Personalauswahl, Teil 1

Hintergrundwissen: die Methoden bei der Personalauswahl, Teil 1

Wenn ein Unternehmen erfolgreich sein will, braucht es gutes Personal. Denn die besten Pläne, schlauesten Konzepte und innovativsten Ideen bringen nichts, wenn sie niemand umsetzt. Die Personalauswahl hat deshalb eine große Bedeutung und zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung.

Hintergrundwissen die Methoden bei der Personalauswahl, Teil 1

Dabei können Personaler verschiedene Instrumente einsetzen, um die Bewerber herauszufiltern, die sowohl fachlich als auch persönlich zu den ausgeschriebenen Stellen passen.

Für den Bewerber wiederum kann es ganz hilfreich sein, wenn er ungefähr weiß, wie die Suche nach Personal aus Sicht eines Unternehmens abläuft.

In einem mehrteiligen Beitrag stellen wir deshalb im Sinne von Hintergrundwissen die gängigsten Methoden bei der Personalauswahl vor:

Die verschiedenen Schritte bei der Personalauswahl

Bewirbt sich ein Bewerber um einen Job, bekommt er kurze Zeit später entweder eine Absage oder eine Einladung. In letzterem Fall wird er, je nach Auswahlverfahren, zu einem Vorstellungsgespräch, einem Einstellungstest oder einem Assessment-Center eingeladen.

Und sobald das Auswahlverfahren beendet ist, erfährt der Bewerber, ob er den Job bekommt.

Für ein Unternehmen ist die Personalauswahl ein ganzes Stück aufwändiger. Denn bis die Entscheidung getroffen ist, wer das Team künftig ergänzen soll, steht einiges an Arbeit an.

Insgesamt lässt sich die Personalauswahl
dabei in fünf Phasen gliedern:

  1. Das Erstellen des Anforderungsprofils

Sucht ein Unternehmen neue Mitarbeiter, erfolgt zunächst die analytische Vorbereitung. Dazu verschafft sich der zuständige Personaler erst einmal einen Überblick über die Stelle, die besetzt werden soll.

Was sind die Hauptaufgaben? Welche Tätigkeiten umfasst der Job? Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind für die Position notwendig?

Sind diese Fragen geklärt, kann der Personaler im nächsten Schritt definieren, welche Voraussetzungen ein Bewerber braucht, damit er einen guten Job machen kann.

Dabei muss der Personaler aber zwischen Muss- und Kann-Anforderungen unterscheiden:

  • Zu den Muss-Anforderungen zählen alle Voraussetzungen, die auf jeden Fall erfüllt sein müssen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Berufsausbildung, bestimmte Qualifikationen, praktische Berufserfahrung oder spezielle Kenntnisse handeln. Diese Kenntnisse und Fähigkeiten muss ein Bewerber mitbringen, weil er den Job andernfalls gar nicht machen kann.

  • Die Kann-Anforderungen beschreiben Qualifikationen, die von Vorteil sind. Sie sind nicht unbedingt notwendig und zählen auch nicht zu den Einstellungsvoraussetzungen. Aber es wäre hilfreich und wünschenswert, wenn ein Bewerber solche Kenntnisse und Fähigkeiten ebenfalls mitbringt. Oft sind die Kann-Anforderungen übrigens Kompetenzen, die sich der Bewerber im Rahmen der Tätigkeit noch aneignen kann.

  1. Das Schalten der Stellenanzeige

Ist das Anforderungsprofil definiert, kann der Personaler die Stellenanzeige formulieren. Hier ist wichtig, dass er ausführliche und möglichst genaue Angaben macht, wenn er die Tätigkeit beschreibt und die Anforderungen auflistet.

Eine aussagekräftige Stellenanzeige legt einerseits den Grundstein dafür, dass das Inserat geeignete Bewerber anspricht, qualifizierte Fachkräfte neugierig macht und das Interesse an einer Tätigkeit für dieses Unternehmen weckt.

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Andererseits verhindern genaue Angaben, dass viele Bewerbungen eingehen, die wegen fehlender Qualifikationen nicht weiter berücksichtigt werden können.

  1. Das Sichten der Bewerbungen

Ist die Stellenanzeige veröffentlicht, gehen in den nächsten Tagen und Wochen Bewerbungen ein. Und es ist keine Seltenheit, dass sich auf eine ausgeschriebene Stelle mehrere hundert Bewerber melden. Mit dem Sichten der Unterlagen hat die Personalabteilung also gut zu tun.

Bei der Bewertung der Mappen ist Objektivität gefragt. Es geht nicht unbedingt darum, ob den Personaler eine Bewerbung optisch anspricht, das Anschreiben nett formuliert ist oder der Bewerber auf dem Foto sympathisch rüberkommt.

Zwar spielt der Gesamteindruck, den eine Bewerbung vermittelt, auch eine Rolle. Am Ende zählt aber, dass der Bewerber dem definierten Anforderungsprofil gerecht wird.

Die Bewerbungsunterlagen bilden die Grundlage für eine erste Vorauswahl. Bewerber, die nicht in Frage kommen, erhalten eine Absage. Die anderen Kandidaten werden zur nächsten Stufe des Auswahlverfahrens eingeladen.

  1. Das Vorbereitung und Durchführen der Testverfahren

Schon während die Stellenanzeige geschaltet und die Bewerbungen gesichtet werden, kann die Personalabteilung damit beginnen, die Instrumente zur Personalauswahl vorzubereiten.

Denn alle Testverfahren bedürfen einer Vorbereitung, unabhängig davon, ob das Unternehmen Fragebögen einsetzen, Vorstellungsgespräche führen oder die Bewerber an Einstellungstests oder einem Assessment-Center teilnehmen lassen will.

Die einzelnen Methoden, die dem Unternehmen bei der Personalauswahl zur Verfügung stehen, schauen wir uns in den kommenden Teilen der Beitragsreihe noch genauer an. Jedenfalls werden die Bewerber nach und nach zum entsprechenden Testverfahren eingeladen.

  1. Die endgültige Auswahl der Bewerber

Haben alle Bewerber das Auswahlverfahren durchlaufen, sind nur noch wenige Kandidaten im Rennen. Der Personaler kann nun die Testergebnisse zur Rate ziehen, um endgültig zu entscheiden, wer eingestellt werden soll.

Die bald neuen Mitarbeiter werden dann meist zu einem Einstellungsgespräch eingeladen. Bei diesem Gespräch erfolgt die Zusage. Außerdem werden die Formalitäten geklärt und der Arbeitsvertrag unterschrieben.

Übrigens:

Diese fünf Schritte sind üblich, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt sucht. Ist geplant, die Stelle intern zu besetzen, gestaltet sich die Personalauswahl meist etwas anders.

Auf zeit- und kostenintensive Methoden wie Einstellungstests kann zum Beispiel oft verzichtet werden. Denn das Unternehmen kennt die Mitarbeiter bereits und weiß, welche Qualifikationen sie haben.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

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Torben Steuer, 44 Jahre, Personaler, Martin Bachmann, 37 Jahre, Inhaber einer Zeitarbeitsagentur, Martina Schulz, 42 Jahre, Bewerbungs- und Personaltrainerin, sowie Christian Gülcan Betreiber und Redakteur dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Ratgeber und Tipps zum Thema Jobs, Weiterbildung, Berufe, Bewerbungen und die Jobsuche.

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