Infos zur arbeitsrechtlichen Abmahnung

Die wichtigsten Infos zur arbeitsrechtlichen Abmahnung

Die arbeitsrechtliche Abmahnung wird häufig mit der gelben Karte im Fußball verglichen:

Der Arbeitgeber rügt ein bestimmtes Fehlverhalten und spricht eine klare Verwarnung aus.

Sollte sich das Fehlverhalten noch einmal wiederholen, kann der Arbeitgeber die rote Karte – und damit die Kündigung – ziehen. Allerdings gibt es auch bei einer Abmahnung ein paar Regeln, die eingehalten werden müssen. Zudem kann sich der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren, wenn er sie für unberechtigt hält.

Hier die wichtigsten Infos zur
arbeitsrechtlichen Abmahnung in der Übersicht:
 

Die Funktion einer Abmahnung

Ein Arbeitsverhältnis bringt Rechte und Pflichten mit sich, die sich aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung und anderen Absprachen ergeben. Verstößt der Arbeitnehmer gegen seine Pflichten oder verletzt er bestimmte Regeln, kann ihn sein Arbeitgeber deswegen abmahnen.  

Eine Abmahnung hat dann drei grundlegende Funktionen:

1.       Durch die Abmahnung weist der Arbeitgeber auf ein Fehlverhalten hin und beanstandet diesen Regelverstoß. Diese Funktion der Abmahnung wird als Rügefunktion bezeichnet.

2.       Der Arbeitgeber spricht durch die Abmahnung eine Verwarnung aus. Gleichzeitig macht er deutlich, dass er ein solches Fehlverhalten in Zukunft nicht mehr dulden wird. Für den Wiederholungsfall kündigt er arbeitsrechtliche Konsequenzen an, in aller Regel stellt er dabei die Kündigung in Aussicht. Dies wird die Warnfunktion einer Abmahnung genannt.

3.       Von wenigen Ausnahmen abgesehen, muss einer verhaltensbedingten Kündigung mindestens eine Abmahnung vorausgehen. Aus der Abmahnung geht hervor, dass und wann sich der Arbeitnehmer welches Fehlverhalten geleistet hat. Gleichzeitig ist die Abmahnung der Beleg dafür, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen des Fehlverhaltens gerügt und verwarnt hatte. 

In diesem Sinne hat die Abmahnung somit auch eine Dokumentationsfunktion. 

Die Anforderungen an eine Abmahnung

Durch eine Abmahnung bringt der Arbeitgeber zum Ausdruck, dass er ein bestimmtes Fehlverhalten als Pflichtverletzung wertet. Gleichzeitig macht er den Arbeitnehmer darauf aufmerksam, dass er künftig keine derartigen Fehltritte mehr dulden wird und der Arbeitnehmer mit entsprechenden Konsequenzen rechnen muss, falls er sein Verhalten nicht ändert. 

Damit eine Abmahnung die angedachten arbeitsrechtlichen Konsequenzen entfalten kann,
muss sie jedoch folgenden Anforderungen gerecht werden:

·         Der Arbeitgeber muss das Fehlverhalten, das er dem Arbeitnehmer vorwirft, klar benennen und erläutern. Es genügt nicht, wenn er nur eine allgemeine Kritik zum Ausdruck bringt. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer also beispielsweise nicht vorhalten, dass er ständig zu spät kommt oder mehrfach unentschuldigt gefehlt hat.

Stattdessen muss er das beanstandete Fehlverhalten in der Abmahnung konkret ausführen. Dazu muss er die Verspätungen oder die Fehlzeiten mit Ort, Datum und Uhrzeit angeben und den Sachverhalt unmissverständlich erklären.

·         In der Abmahnung muss der Arbeitgeber eindeutig ausdrücken, dass er das Verhalten des Arbeitnehmers als Pflichtverletzung einstuft. Neben dem Hinweis, wie ein vertragsgemäßes und regelkonformes Verhalten auszusehen hat, muss der Arbeitgeber verdeutlichen, dass er das gerügte Verhalten künftig nicht mehr dulden wird.

·         Der Arbeitgeber muss konkret angeben, welche Konsequenzen drohen, falls das Fehlverhalten erneut auftreten sollte.

Auch hier reicht es nicht aus, wenn der Arbeitgeber nur allgemein von arbeitsrechtlichen Konsequenzen spricht. Stattdessen muss er klar benennen, welche Folgen drohen. In aller Regel wird der Arbeitgeber dabei die Kündigung in Aussicht stellen. 

Ob eine Abmahnung mündlich oder schriftlich erfolgt, spielt hinsichtlich der Wirksamkeit keine Rolle. 

Eine mündliche Abmahnung kann somit genauso eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen wie eine schriftliche Abmahnung. Allerdings muss der Arbeitnehmer die Abmahnung erhalten haben, damit sie wirksam werden kann. 

Deshalb wird sich der Arbeitgeber meist für eine schriftliche Abmahnung entscheiden. Dadurch kann er nämlich im Ernstfall nachweisen, dass der Arbeitnehmer von der Abmahnung wusste. Häufig wird er den Arbeitgeber außerdem dazu auffordern, die Abmahnung zu unterschreiben. Durch seine Unterschrift bestätigt der Arbeitnehmer aber lediglich, dass er die Abmahnung erhalten hat. Den Inhalt erkennt er damit nicht automatisch an. 

Die Unterschrift ist somit kein Schuldeingeständnis, sondern lediglich eine Empfangsbestätigung. Aus diesem Grund ist die Unterschrift auch keine Voraussetzung dafür, dass die Abmahnung wirksam werden kann. 

Mögliche Gründe für eine Abmahnung

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber jedes Fehlverhalten, das er als einen Verstoß gegen die Pflichten oder Regeln wertet, abmahnen. Allerdings muss ein Grund vorliegen, der eine solche Rüge auch tatsächlich rechtfertigt. Nur weil dem Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten möglicherweise missfällt oder weil er einen Arbeitnehmer zur Ordnung rufen möchte, kann er nicht automatisch eine wirksame Abmahnung aussprechen. Für solche Fälle gibt es nämlich mildere Mittel wie beispielsweise eine Ermahnung. 

Anders als eine Abmahnung enthält eine Ermahnung keine Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen und ist deshalb auch keine Vorstufe für eine verhaltensbedingte Kündigung. Zu den häufigsten Gründen für eine Abmahnung gehören häufige Verspätungen, mehrfache Fehlzeiten ohne Entschuldigung, das Nichtbefolgen von Anweisungen, Mobbing, Alkohol am Arbeitsplatz und Verhaltensweisen, die das Vertrauensverhältnis deutlich belasten. 

Voraussetzung ist außerdem, dass der Arbeitnehmer das Fehlverhalten verschuldet hat. Eine Pflichtverletzung, die zwar vorliegt, an der der Arbeitnehmer aber keine Schuld hat oder für die er nicht verantwortlich gemacht werden kann, rechtfertigt auch keine Abmahnung. In einer Abmahnung kann der Arbeitgeber übrigens auch mehrere Fehltritte rügen. In diesem Fall müssen aber alle Vorwürfe richtig und berechtigt sein. 

Ist ein beanstandeter Regelverstoß so nicht richtig, wird automatisch die gesamte Abmahnung nichtig. Dies gilt auch dann, wenn die anderen Vorwürfe gerechtfertigt sind. Um dieses Risiko zu umgehen, wird der Arbeitgeber deshalb meist für jedes Fehlverhalten eine separate Abmahnung aussprechen.

Die Konsequenzen einer Abmahnung

Eine Abmahnung ist ein Warnschuss, den der Arbeitnehmer wirklich ernst nehmen sollte. Der Arbeitgeber verdeutlicht durch die Abmahnung, dass er ein bestimmtes Verhalten rügt und derartige Vorkommnisse in Zukunft nicht mehr tolerieren wird. 

Gleichzeitig gibt er dem Arbeitnehmer aber die Chance, sein Verhalten zu ändern. Nutzt der Arbeitnehmer diese Möglichkeit nicht und kommt es erneut zu einem ähnlichen Vorfall, kann der Arbeitgeber die angedrohten Konsequenzen realisieren. Der Arbeitgeber muss zwar nachweisen, dass sowohl die Abmahnung als auch die darauffolgende Kündigung berechtigt waren. Trotzdem ist die Abmahnung eine Art Vorstufe für eine drohende verhaltensbedingte Kündigung.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass der Arbeitgeber eine Abmahnung zeitnah nach dem Pflichtverstoß aussprechen muss. Prinzipiell gilt zwar, dass sich der Arbeitgeber nicht allzu viel Zeit lassen sollte, wenn er ein Fehlverhalten abmahnen will.

Eine bestimmte Frist gibt es aber nicht. Das heißt, der Arbeitgeber kann eine Abmahnung durchaus auch dann noch aussprechen, wenn das Fehlverhalten bereits längere Zeit zurückliegt. In der Praxis ist dies auch gar nicht so ungewöhnlich. 

Hat der Arbeitgeber beispielsweise verhaltensbedingt gekündigt, konnte diese Kündigung aber vor einem Arbeitsgericht nicht durchsetzen, wird er oft nachträglich noch eine Abmahnung für das vertragswidrige Verhalten aussprechen, das der Kündigungsgrund war. Eine Abmahnung ist nur dann nicht mehr möglich, wenn zwischenzeitlich neue Umstände hinzugekommen sind. Die Abmahnung wird in die Personalakte aufgenommen.

Lässt sich der Arbeitnehmer in der Folgezeit nichts mehr zuschulden kommen, verliert die Abmahnung ihre Rüge- und Warnfunktion. Für eine verhaltensbedingte Kündigung reicht die Abmahnung dann nicht mehr aus, sondern der Arbeitgeber müsste erst erneut abmahnen. 

Der Arbeitnehmer kann außerdem verlangen, dass die mittlerweile unwirksame Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Wann dieser Zeitpunkt gekommen ist, ist aber nicht verbindlich geregelt. Einige Arbeitsgerichte vertreten die Auffassung, dass eine Abmahnung nach drei Jahren ohne weitere Pflichtverstöße unwirksam geworden ist.

Andere Gerichte halten bereits einen Zeitraum von zwei Jahren für ausreichend, um eine Verhaltensverbesserung nachzuweisen. Bei schwerwiegenderen Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung aber auch fünf Jahre und länger wirksam bleiben. 

Ähnlich sieht es bei der Entfernung aus der Personalakte aus. Selbst wenn eine Abmahnung mittlerweile nicht mehr wirksam ist, kann der Arbeitgeber Gründe haben, weshalb er die Abmahnung trotzdem nicht aus der Personalakte nehmen möchte. So kann er beispielsweise erklären, dass der bisherige Verlauf des Arbeitsverhältnisses bei Beförderungen berücksichtigt werden soll. 

Genauso kann er Abmahnungen als Belege für ein nicht immer reibungsloses Arbeitsverhältnis verwenden, falls es später einmal zu einer Kündigungsschutzklage kommen sollte. Eine zeitliche Befristung, wie lange eine Abmahnung höchstens in der Personalakte geführt werden darf, kann sich allerdings aus dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. 

Die Möglichkeiten, um gegen eine Abmahnung vorzugehen

Hat der Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten, hat er im Wesentlichen drei Möglichkeiten, wie er darauf reagieren kann. Oberste Priorität sollte aber immer sein, dass gestörte Vertrauensverhältnis nicht noch stärker zu belasten. 

Deshalb sollte sich der Arbeitnehmer zu keinen Schnellschüssen hinreißen lassen, sondern in Ruhe überlegen, welche Schritte am sinnvollsten sind:

1.       Der Arbeitnehmer kann die Abmahnung als klare und unmissverständliche Warnung verstehen und als solche akzeptieren. Vor allem wenn der Arbeitnehmer weiß, dass er einen Fehler gemacht hat, würde es keinen Sinn machen, weitere Unstimmigkeiten zu riskieren. 

Sieht der Arbeitnehmer seinen Fehltritt ein, unterlässt er künftig das gerügte Verhalten und lässt er sich auch ansonsten nichts zuschulden kommen, hat die Abmahnung ihren Zweck schließlich erfüllt.

2.       Der Arbeitnehmer kann eine Gegendarstellung verfassen. In dieser Gegendarstellung kann er die Sachlage aus seiner Sicht schildern. Stellt sich heraus, dass die Abmahnung ungerechtfertigt war, muss der Arbeitgeber sie zurücknehmen. 

Andernfalls wird die Gegendarstellung ebenfalls in die Personalakte aufgenommen. Eine Frist für das Einreichen einer Gegendarstellung gibt es nicht. Dies liegt daran, dass der Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet ist, sich zu den Vorwürfen zu äußern. Stattdessen hat er vielmehr das Recht darauf, zu der Sache angehört zu werden. 

Ob und wann der Arbeitnehmer von diesem Recht Gebrauch macht, bleibt seiner Entscheidung überlassen. Sollte es später zu einer Kündigung kommen, entsteht dem Arbeitnehmer kein Nachteil, wenn er sich nicht zu der Abmahnung geäußert hat. Andersherum kann es aber einen Vorteil bringen, wenn er sich durch seine Gegendarstellung darum bemüht hat, die Vorwürfe richtigzustellen. 

3.     Ist sich der Arbeitnehmer sicher, dass die Abmahnung nicht berechtigt ist, sein Arbeitgeber beharrt aber auf seiner Meinung, ist eine Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte möglich. Das Arbeitsgericht überprüft dann, ob die Abmahnung gerechtfertigt und wirksam ist oder ob nicht. 

Auch bei einer Klage gibt es keinerlei Fristen. Sie ist also solange möglich, wie die Abmahnung in der Personalakte geführt wird. Eine Klage wird das Arbeitsverhältnis aber massiv belasten und einer längerfristigen Fortführung vermutlich entgegenstehen. 

Daher sollte der Weg vors Gericht wirklich das letzte Mittel sein und erst dann eingesetzt werden, wenn alle andere Möglichkeiten ausgeschöpft sind. Hinzu kommt, dass der Schuss nach hinten losgehen kann. Selbst wenn das Arbeitsgericht nämlich entscheidet, dass der Arbeitgeber die Abmahnung zurücknehmen muss, wird es gleichzeitig Gründe und Tipps dafür liefern, was der Arbeitgeber künftig für eine wasserdichte Abmahnung beachten muss.

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